Page 20 - Le Gratuit - N l3281 - Du 23 au 25 mai 2022 Faire des réunions à distance est parfois compliqué pour certains d’entre nous parce que nous ne maîtrisons pas (encore) le contexte. Voici quelques conseils pour réussir vos réunions en visio. Infos pratiques Lemploi.nc, votre JobBoard 100% Calédonien. Toutes les offres d’emploi à Nouméa et en Nouvelle-Calédonie. Réussir vos réunions en visio-conférence Emploi Préparation • Trouvez un lieu où vous vous sentez bien. • Vérifiez si la connexion internet est correcte à cet endroit. • Placez-vous de façon à ce que la lumière soit agréable. • Et en ces temps chahutés, lâchez prise. Ne stressez pas si vos enfants ou votre conjoint ne sont pas loin. Actuellement, nous sommes tous dans le même cas. Pensez juste à couper votre micro pour que vos collègues ne les entendent pas. Vous le rallumerez uniquement lors de vos prises de paroles. • Préparez à l’avance votre café. Tout comme en « vraie » réunion, on ne se lève pas pour aller ses chercher un café. Cadrer vos réunions Essayez de respecter quelques principes simples : • Dans des réunions «virtuelles», il est vraiment intéressant de désigner un animateur de réunion qui va suivre l’ordre du jour et passer la parole aux différents intervenants. • L’animateur doit définir un ordre de prise de parole. Il va aussi définir un temps de parole à chacun. Si vous avez prévu une réunion de 45 minutes, l’animateur donnera 10 minutes par personne et laissera chaque personne s’exprimer individuellement mais à tour de rôle. Sans quoi, ça devient de la cacophonie. • En fin de réunion, faites un récapitulatif et mettez-vous d’accord sur les décisions à prendre. Penser aux documents de la réunion C’est un point encore plus essentiel que dans le cas d’une réunion physique : • Envoyez les documents sur votre cloud ou par mail. • Mettez un ordre dans vos documents. • Donnez des noms explicites à vos documents pour faciliter la tâche à vos collègues. • Comme cela, vous suivez l’ordre des documents en fonction de l’ordre du jour de la réunion. Respecter le rôle de l’animateur de la réunion Il faut que les participants acceptent l’autorité d’un animateur de réunion qui passe la parole de l’un à l’autre. Ainsi, on comprend son rôle d’animateur et on le respecte. Il est aussi important de respecter quelques règles de savoir être et en particulier ne pas couper la parole et respecter le temps de parole de chacun Gérer l’après-réunion Afin de ne rien oublier, il faut laisser une trace écrite. Prévoyez un résumé des points abordés pendant la réunion et des décisions prises. En effet, en virtuel, vous n’avez pas la possibilité de débriefer ensuite devant la machine à café, comme on le fait au bureau.
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